Η γενική συνέλευση είναι το ανώτατο όργανο της πολυκατοικίας. Εκεί εκλέγεται ο διαχειριστής, εγκρίνονται οι μεγάλες δαπάνες και λύνονται οι διαφωνίες. Μια καλά οργανωμένη συνέλευση κρατάει λιγότερο, παίρνει έγκυρες αποφάσεις και δεν αφήνει περιθώρια αμφισβήτησης.
Πότε συγκαλείται
- Τακτική: συνήθως μία φορά τον χρόνο, για απολογισμό, προϋπολογισμό και εκλογή διαχειριστή.
- Έκτακτη: όταν προκύπτει θέμα που δεν περιμένει, π.χ. μεγάλη βλάβη, ανάθεση εργασιών ή συσσωρευμένες οφειλές.
Ποιος μπορεί να τη συγκαλέσει και με πόση προθεσμία ορίζεται στον κανονισμό της πολυκατοικίας. Συνήθως τη συγκαλεί ο διαχειριστής ή ιδιοκτήτες που εκπροσωπούν ορισμένο ποσοστό χιλιοστών.
Η πρόσκληση
Μια σωστή πρόσκληση περιλαμβάνει:
- Ημερομηνία, ώρα και τόπο (ή σύνδεσμο, αν ο κανονισμός επιτρέπει διαδικτυακή συμμετοχή).
- Αναλυτική ημερήσια διάταξη, γιατί αποφάσεις εκτός θεμάτων μπορεί να αμφισβητηθούν.
- Ημερομηνία επαναληπτικής συνέλευσης, αν δεν υπάρξει απαρτία.
- Συνημμένα: προσφορές, απολογισμό ή άλλα έγγραφα που θα συζητηθούν.
Στείλε την πρόσκληση σε όλους τους ιδιοκτήτες, όχι μόνο στους ενοίκους, και κράτα αποδεικτικό αποστολής.
Απαρτία και πλειοψηφίες
Η απαρτία και οι πλειοψηφίες που απαιτούνται για κάθε απόφαση ορίζονται από τον κανονισμό. Στις περισσότερες πολυκατοικίες υπολογίζονται με βάση τα χιλιοστά των παρόντων ή εκπροσωπούμενων ιδιοκτητών. Συχνά οι αποφάσεις για συνήθη θέματα παίρνονται με απλή πλειοψηφία, ενώ για σημαντικές αλλαγές απαιτούνται αυξημένες πλειοψηφίες ή και ομοφωνία.
Συμβουλή: πριν από τη συνέλευση, ετοίμασε λίστα ιδιοκτητών με τα χιλιοστά τους. Έτσι ο υπολογισμός της απαρτίας και των ψήφων γίνεται σε δευτερόλεπτα.
Εξουσιοδοτήσεις
Όποιος ιδιοκτήτης δεν μπορεί να παραστεί, μπορεί συνήθως να εκπροσωπηθεί με έγγραφη εξουσιοδότηση. Ζήτα τις εξουσιοδοτήσεις πριν από την έναρξη και επισύναψέ τες στα πρακτικά.
Τα πρακτικά
Τα πρακτικά είναι η απόδειξη ότι η απόφαση πάρθηκε νόμιμα. Πρέπει να περιλαμβάνουν:
- Παρόντες και εκπροσωπούμενους ιδιοκτήτες, με τα χιλιοστά τους.
- Διαπίστωση απαρτίας.
- Κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης, τη συζήτηση σε συντομία και το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας.
- Υπογραφές, όπως προβλέπει ο κανονισμός.
Κοινοποίησε τα πρακτικά σε όλους τους ιδιοκτήτες, ιδίως σε όσους απουσίαζαν.
Checklist για τον διαχειριστή
- Έλεγξα τον κανονισμό για προθεσμίες, απαρτία και πλειοψηφίες.
- Έστειλα πρόσκληση με ημερήσια διάταξη σε όλους τους ιδιοκτήτες.
- Ετοίμασα απολογισμό, προϋπολογισμό και κατάσταση οφειλών.
- Συγκέντρωσα προσφορές για τις εργασίες που θα συζητηθούν.
- Έχω λίστα χιλιοστών και φόρμα εξουσιοδότησης.
- Θα κοινοποιήσω τα πρακτικά μετά τη συνέλευση.
Οργάνωση με το BeeManager
Με το BeeManager έχεις όλα τα εκκαθαριστικά και τις δαπάνες του κτιρίου οργανωμένα σε ένα σημείο, ώστε να πας στη συνέλευση με όλα τα στοιχεία. Δες επίσης τι να κάνεις με τα απλήρωτα κοινόχρηστα.