Σε κάθε πολυκατοικία κάποιος πρέπει να πληρώνει τους λογαριασμούς, να εκδίδει τα κοινόχρηστα και να φροντίζει να λειτουργούν σωστά οι κοινές εγκαταστάσεις. Αυτός είναι ο διαχειριστής. Μπορεί να είναι ένας από τους ιδιοκτήτες ή ένας επαγγελματίας, αλλά τα καθήκοντα είναι σε μεγάλο βαθμό τα ίδια. Δες τι περιλαμβάνει ο ρόλος και τι πρέπει να προσέχει όποιος τον αναλαμβάνει.
Πώς ορίζεται ο διαχειριστής
Ο διαχειριστής εκλέγεται από τη γενική συνέλευση των ιδιοκτητών, για τη θητεία που ορίζει ο κανονισμός της πολυκατοικίας. Σε πολλά κτίρια ο κανονισμός προβλέπει εκ περιτροπής διαχείριση, δηλαδή κάθε ιδιοκτήτης αναλαμβάνει για ένα διάστημα. Η συνέλευση μπορεί επίσης να αναθέσει τη διαχείριση σε επαγγελματία ή εταιρεία έναντι αμοιβής.
Τα βασικά καθήκοντα του διαχειριστή
- Έκδοση κοινοχρήστων: συγκέντρωση των δαπανών κάθε μήνα και κατανομή τους στα διαμερίσματα με βάση τα χιλιοστά.
- Είσπραξη και πληρωμές: συλλογή των κοινοχρήστων και εξόφληση λογαριασμών, συνεργείων και προμηθευτών.
- Τήρηση στοιχείων: φύλαξη παραστατικών, καταγραφή εσόδων και εξόδων, ιστορικό πληρωμών ανά διαμέρισμα.
- Συντήρηση: φροντίδα για την τακτική συντήρηση του ανελκυστήρα, του καυστήρα και των κοινόχρηστων χώρων.
- Σύγκληση συνέλευσης: πρόσκληση των ιδιοκτητών όταν χρειάζεται απόφαση και εφαρμογή των αποφάσεων.
- Εκπροσώπηση: επικοινωνία με παρόχους, συνεργεία και τρίτους για λογαριασμό της πολυκατοικίας.
- Απολογισμός: παρουσίαση των οικονομικών στοιχείων στο τέλος της θητείας ή κάθε χρόνο.
Ευθύνες και όρια
Ο διαχειριστής διαχειρίζεται χρήματα άλλων. Γι’ αυτό πρέπει να κρατά πλήρη και ελέγξιμα στοιχεία και να μην αναλαμβάνει δαπάνες που χρειάζονται απόφαση της συνέλευσης. Οι τακτικές δαπάνες λειτουργίας είναι συνήθως στην αρμοδιότητά του, ενώ για μεγάλες ή έκτακτες εργασίες, όπως αντικατάσταση καυστήρα ή μόνωση ταράτσας, συνήθως χρειάζεται απόφαση της συνέλευσης. Τα ακριβή όρια ορίζει ο κανονισμός.
Καλή πρακτική: ξεχωριστός τραπεζικός λογαριασμός για την πολυκατοικία. Έτσι τα χρήματα του κτιρίου δεν αναμειγνύονται με τα προσωπικά του διαχειριστή και κάθε κίνηση είναι ελέγξιμη.
Αυτοδιαχείριση ή επαγγελματίας διαχειριστής;
| Αυτοδιαχείριση (ιδιοκτήτης) | Επαγγελματίας διαχειριστής | |
|---|---|---|
| Κόστος | Χωρίς αμοιβή ή με μικρή αποζημίωση | Μηνιαία αμοιβή ανά διαμέρισμα |
| Χρόνος | Απαιτεί προσωπικό χρόνο κάθε μήνα | Δεν επιβαρύνει τους ιδιοκτήτες |
| Εμπειρία | Εξαρτάται από το πρόσωπο | Γνώση διαδικασιών και συνεργατών |
| Διαφάνεια | Εξαρτάται από τα εργαλεία που χρησιμοποιεί | Συνήθως τυποποιημένα εκκαθαριστικά |
| Κατάλληλο για | Μικρές πολυκατοικίες με ενεργούς ιδιοκτήτες | Μεγάλα κτίρια ή κτίρια με πολλές εκκρεμότητες |
Πολλές μικρές και μεσαίες πολυκατοικίες επιλέγουν αυτοδιαχείριση με τη βοήθεια μιας εφαρμογής, ώστε να κρατήσουν χαμηλά το κόστος χωρίς να θυσιάσουν τη διαφάνεια.
Παράδοση διαχείρισης
Όταν αλλάζει διαχειριστής, η παράδοση πρέπει να είναι οργανωμένη. Ο απερχόμενος διαχειριστής παραδίδει:
- Το υπόλοιπο του ταμείου και του αποθεματικού, με αντίγραφα κινήσεων λογαριασμού.
- Κατάσταση οφειλών ανά διαμέρισμα.
- Παραστατικά και εκκαθαριστικά τουλάχιστον της τελευταίας χρονιάς.
- Συμβόλαια συντήρησης και στοιχεία επικοινωνίας συνεργείων.
- Εκκρεμότητες: απλήρωτους λογαριασμούς, εργασίες σε εξέλιξη, αποφάσεις συνέλευσης που δεν έχουν εκτελεστεί.
Πώς βοηθά το BeeManager τον διαχειριστή
Το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου ενός διαχειριστή πηγαίνει στον υπολογισμό και την αποστολή των κοινοχρήστων. Με το BeeManager η κατανομή γίνεται αυτόματα και κάθε ένοικος λαμβάνει αναλυτικό εκκαθαριστικό σε PDF, ώστε ο διαχειριστής να ασχολείται με τη διαχείριση και όχι με τα λογιστικά φύλλα. Δες πώς υπολογίζονται τα κοινόχρηστα ή τα πακέτα μας.