Για χρόνια, τα κοινόχρηστα υπολογίζονταν με αριθμομηχανή και ανακοινώνονταν σε ένα χαρτί στην είσοδο. Σήμερα οι επιλογές είναι περισσότερες: λογιστικά φύλλα, επαγγελματικά γραφεία διαχείρισης και εφαρμογές που κάνουν την κατανομή αυτόματα. Ποια ταιριάζει στη δική σας πολυκατοικία;
Οι τέσσερις βασικές επιλογές
Χαρτί και αριθμομηχανή
Δεν κοστίζει τίποτα, αλλά είναι αργό, επιρρεπές σε λάθη και δεν αφήνει εύκολα ελέγξιμο ιστορικό. Όταν αλλάζει διαχειριστής, συχνά χάνεται και η πληροφορία.
Excel ή Google Sheets
Ένα καλά στημένο λογιστικό φύλλο κάνει τους υπολογισμούς γρηγορότερα. Όμως εξαρτάται από το πρόσωπο που το έφτιαξε, ένας λάθος τύπος περνά απαρατήρητος, και η αποστολή εκκαθαριστικών στους ενοίκους παραμένει χειροκίνητη.
Γραφείο διαχείρισης
Ο επαγγελματίας διαχειριστής αναλαμβάνει τα πάντα έναντι μηνιαίας αμοιβής. Είναι λογική επιλογή για μεγάλα κτίρια ή όταν κανείς ιδιοκτήτης δεν έχει χρόνο. Δες περισσότερα για τον ρόλο του διαχειριστή πολυκατοικίας.
Εφαρμογή κοινοχρήστων
Ο διαχειριστής, ιδιοκτήτης ή επαγγελματίας, καταχωρεί τις δαπάνες και η εφαρμογή κάνει την κατανομή και στέλνει τα εκκαθαριστικά. Συνδυάζει το χαμηλό κόστος της αυτοδιαχείρισης με την ακρίβεια και τη διαφάνεια ενός επαγγελματικού εργαλείου.
Σύγκριση με μια ματιά
| Χαρτί | Excel | Γραφείο | Εφαρμογή | |
|---|---|---|---|---|
| Κόστος | Μηδενικό | Μηδενικό | Μηνιαία αμοιβή | Χαμηλό |
| Χρόνος διαχειριστή | Πολύς | Μέτριος | Ελάχιστος | Λίγος |
| Κίνδυνος λάθους | Υψηλός | Μέτριος | Χαμηλός | Χαμηλός |
| Αποστολή στους ενοίκους | Χειροκίνητη | Χειροκίνητη | Από το γραφείο | Αυτόματη |
| Ιστορικό | Δύσκολο | Εξαρτάται από το αρχείο | Στο γραφείο | Πάντα διαθέσιμο |
Τι να προσέξεις σε ένα πρόγραμμα κοινοχρήστων
- Πολλαπλοί πίνακες χιλιοστών: γενικά, ανελκυστήρα, θέρμανσης.
- Αυτόματη κατανομή χωρίς διαφορές στρογγυλοποίησης.
- Καθαρά εκκαθαριστικά με ανάλυση ανά κατηγορία δαπάνης.
- Ηλεκτρονική αποστολή στους ενοίκους, χωρίς εκτυπώσεις.
- Ευκολία χρήσης: να μπορεί να το χειριστεί και ένας ιδιοκτήτης χωρίς λογιστικές γνώσεις.
- Ελληνικό περιβάλλον και υποστήριξη.
- Δοκιμή χωρίς δέσμευση, ώστε να το δοκιμάσεις με τα πραγματικά στοιχεία του κτιρίου.
Πώς γίνεται η μετάβαση
- Συγκέντρωσε τους πίνακες χιλιοστών από τον κανονισμό.
- Κατάγραψε τα διαμερίσματα, τους ιδιοκτήτες και τους ενοίκους με email επικοινωνίας.
- Πέρασε τις τρέχουσες οφειλές ή προκαταβολές κάθε διαμερίσματος.
- Τρέξε τον πρώτο μήνα παράλληλα με τον παλιό τρόπο για να συγκρίνεις τα αποτελέσματα.
- Ενημέρωσε τους ενοίκους ότι από εδώ και πέρα θα λαμβάνουν το εκκαθαριστικό ηλεκτρονικά.
Δοκίμασε το BeeManager
Το BeeManager είναι μια ελληνική εφαρμογή για τον υπολογισμό και την έκδοση κοινοχρήστων. Κάνει αυτόματα την κατανομή των δαπανών και στέλνει σε κάθε ένοικο αναλυτικό εκκαθαριστικό σε PDF. Μπορείς να ξεκινήσεις δωρεάν, χωρίς κάρτα και χωρίς δέσμευση. Δες τα πακέτα και τις τιμές.